La automatización ha sido uno de los procesos de mayor crecimiento en las compañías durante 2022, tanto así que el 54% de los empresarios dicen que las Inteligencias Artificiales (IA) han aumentado la productividad de su organización. Aquí te contaremos de qué trata la automatización y las ventajas de automatizar con HubSpot en tu empresa, sin importar si es B2B o B2C.
¿Qué es la automatización de procesos?
Es la estrategia de usar tecnologías en las distintas áreas de una compañía para generar facilidad y agilidad al momento de realizar sus actividades diarias. Además de esto, te permite promover un diseño UX, crear workflows para garantizar el cumplimiento de las tareas y capturar leads de manera eficaz.
Igualmente, mantendrás a tus equipos de Sales y Marketing actualizados con información de utilidad para ejercer sus labores con base en datos (Data Driven).
Ventajas generales de la automatización de procesos
Existen 4 beneficios principales al hablar de automatización de procesos, los cuales son:
1. Rentabilidad
La reducción de costos está siempre en tela de juicio al momento de querer que un negocio prospere. En este caso, la automatización de procesos se convierte en una herramienta para facilitar el ahorro sin necesidad de prescindir de un servicio óptimo hacia el cliente.
En términos financieros, estarás invirtiendo en un robot o IA que tiene alta durabilidad y calidad, además de que brinda servicio eficiente en el espacio y tiempo requerido por tu cliente o lead.
2. Productividad
Este factor se da en dos tipos: para labores recurrentes; o para ejecución de tareas masivas, es decir, aquellas que se generan en gran volumen. Por eso, dada la creciente demanda de servicios digitales, la automatización es la salvación de muchas empresas.
Es con ella que, por ejemplo, responder y enviar correos electrónicos masivos se convierte en una tarea de segundos, lo cual le da al empleado más tiempo para invertir en labores más complejas. Igualmente, remueve de su lista aquellas actividades que se hacen todos los días y pueden ser ejecutadas sin problema por una IA.
Adicionalmente, el almacenamiento de datos se hace más fácil de manejar cuando tu empresa tiene un software en el cual respaldarse y proteger los datos de los clientes en cualquier etapa del customer journey.
3. Confiabilidad
Cuando nos referimos a confiabilidad, estamos hablando de minimizar errores de ejecución. Las equivocaciones son parte del proceso humano y pueden ser mínimas a veces, pero, en otras ocasiones, son más difíciles de solucionar y tienen implicaciones financieras desfavorables para la empresa.
Por ese motivo, las IA son herramientas que facilitan un manejo más preciso de la información al igual que del tiempo de cada tarea. Incluso cotejan que los datos sean correctos y retienen detalles que, quizá, son imperceptibles para el personal.
4. Control e Innovación
Los procesos de automatización también contribuyen en cuanto a orden y oportunidades de mejora. Esto quiere decir que es más fácil y práctico estudiar el comportamiento de las actividades de la empresa con datos bien estructurados y completos.
En ese sentido, los datos te darán una visión realista de tareas que tengan espacio para evolucionar y desarrollarse de una manera más ágil y sistemática. Igualmente, te permitirán hacer sentir más cómodos a tus leads y clientes.
¿En qué procesos puedo implementar la automatización?
En el siguiente segmento, te contaremos cuáles son los procesos que puedes automatizar para la generación de leads y la retención de clientes en el mercado.
Automatización de workflows
La utilización de herramientas de administración de tareas facilita que el personal de los departamentos de tu empresa tengan al día sus tareas y comentarios referentes a ellas.
Muchos de estos instrumentos envían recordatorios de las fechas límite de cada actividad, lo que permite acelerarlas y organizarlas, medir el rendimiento del personal, llevar un registro de la interacción y las entregas al cliente, y evaluar acciones de mejora de acuerdo con el tipo de negocio que tengas (B2B o B2C).
Automatización de servicios al cliente
En este caso, la herramienta más frecuente son los chats en línea. Según un estudio sobre servicio al cliente del 2022, el 38% de las empresas están planeando utilizar chatbots para la atención virtual en los próximos dos años.
Esto se debe a que poseen varios beneficios como la reducción de costos a la par de un servicio de 24 horas, el almacenamiento de datos para la obtención de leads o el registro de PQRs de modo más rápido.
Así también se reducen los tiempos de espera para el cliente de tal manera que aumenta su satisfacción e impacta directamente en la experiencia del usuario. Para ejecutar este tipo de automatización, existen softwares como el Service Hub de HubSpot.
Automatización de relaciones empresa-cliente
Un estudio de Grand View Research demostró que más del 91% de las empresas con 10 o más empleados utilizan un CRM para clientes. Entre las ventajas de usar un CRM, se encuentran:
- El ahorro de tiempo en cuanto a la entrada de datos
- Una interacción efectiva con el cliente
- La captación de leads a través de contenido personalizado
- El registro automático de acciones de los leads y clientes
Uno de los CRM más conocidos para alinear los equipos de ventas y marketing en tu empresa es el de HubSpot.
Automatización de ventas
Las empresas que automatizan sus procesos de ventas aumentan las ventas en un 20% según el Boston Consulting Group. Algunos de sus beneficios son:
- La generación de un 16% más de leads
- La mejora del rendimiento de trabajo de ventas en cuanto a rapidez del proceso
- La focalización a la etapa del embudo de ventas en que se encuentre el cliente
- El aumento de las ventas en un tiempo reducido
El software Sales Hub de HubSpot es uno de los más reconocidos para ejecutar este tipo de automatización.
Automatización de correos electrónicos
Uno de los procesos que se automatizan en las organizaciones es el envío de correos electrónicos, sean de tipo masivo o no. Los emails automatizados tienen tasas de apertura 1,4% más altas en equipos móviles y 0,8% más altas en computadores que los correos no automatizados.
¿Por qué automatizar con HubSpot?
A continuación, nos enfocaremos en 2 procesos clave para el marketing de toda empresa: mails y servicios al cliente.
1. En el caso de los correos electrónicos
El Marketing Automation Software de HubSpot posee las siguientes ventajas:
Brinda plantillas de correo básicas y te permite personalizar
Al momento de crear un nuevo correo electrónico, tienes la opción de elegir el diseño del email que quieres enviar en la pestaña Personalizar. Puedes editar los elementos dispuestos en la plantilla, modificar el contenido e incluso añadir emojis de ser necesario.
Facilita la selección de los contactos a quienes enviarás el email
Así como con el diseño, puedes seleccionar el tipo de correo que enviarás según los contactos seleccionados. Existen tres tipos de emails en HubSpot:
- Regular, que puedes compartir con un grupo determinado de clientes.
- Automatizado, destinado a enviarse a personas que activen cierto workflow.
- Blog/RSS, para que tus suscriptores reciban una notificación automática cuando publiques un nuevo blog o fuente RSS.
Permite programar el envío según la zona horaria del destinatario
Una vez que esté redactado tu correo, puedes seleccionar Enviar o programar para compartirlo a tus clientes nacionales e internacionales de tal manera que coincidas con sus horarios habituales.
Después, eliges Programación según las zonas horarias, lo que te permitirá definir una hora y día de envío. Esta función también te permitirá verificar las zonas horarias en las que se encuentran tus clientes y llevar un control de la efectividad de tus correos.
Es posible hacer pruebas A/B de tus correos antes de enviarlos
La opción Ejecutar una prueba te dará la posibilidad de redactar dos versiones diferentes de un mismo email para determinar cuál tendría mayor tasa de apertura y así ser más efectivo. HubSpot puede tardar hasta 4 días para realizar el análisis preciso y llegar al resultado de qué correo funcionaría mejor.
Se puede convertir un correo en plantilla para futuros envíos
En la opción, Convertir en arrastrar y soltar podrás transformar ciertos correos en plantillas, de tal manera que solo tengas que seleccionarlas para emails posteriores. Seguirás teniendo la posibilidad de modificar el contenido según sea necesario.
Aumenta la tasa de apertura de los correos electrónicos
Su conjunto de herramientas para adaptar los correos a cada consumidor de acuerdo con sus preferencias, horario de envío ideal y etapa del embudo de ventas en la que esté facilitará que tu tasa de clics aumente. En otras palabras, que tus emails sean leídos y la información llegue al cliente objetivo de tal manera que se generen mayores conversiones en tu empresa.
Es accesible en 6 idiomas diferentes y tiene una versión gratuita
Te da la posibilidad de acceder a todos sus beneficios en inglés, francés, portugués, alemán, japonés y español, lo que abre oportunidades en cuanto a comunicación internacional.
Por otro lado, posee una versión con funciones gratuitas básicas. Aunque, para acceder a beneficios más especializados y avanzados, es preferible contratar una versión que se ajuste a las necesidades de tu negocio.
2. En cuanto a servicio al cliente
Service Hub ofrece las siguientes ventajas:
Fortalece el manejo de las interacciones con el cliente en un solo canal
Podrás acceder a las conversaciones y comentarios de tus clientes que provienen de distintos canales en la misma bandeja de entrada. Igualmente, permite monitorear los canales de manera alternada.
Mejora la experiencia de usuario
Agiliza la atención de tus clientes y la resolución de problemas en un menor tiempo, por lo que aumenta el nivel de satisfacción por asistencia. Además, se pueden recibir llamadas directas y ofrecer atención personalizada en tiempo real a través de llamadas VoiP, llamadas inbound o chat en directo, según sea la necesidad del cliente.
Facilita la recolección de una base de conocimientos
Recolecta videos, artículos y todo tipo de documentos de ayuda en una base de datos que se pone a disposición del cliente. De esta manera, se reduce el tiempo de solución de sus inquietudes y se optimiza el trabajo del personal.
Permite adaptar el software a la medida de tu empresa
Se puede iniciar con la versión gratuita y, de acuerdo con el crecimiento del negocio, ir actualizando el software para acceder a herramientas como la identificación de visitantes registrados, el análisis de conversaciones o el SDK de Calling.
Posee un CRM integrado
Monitoriza automáticamente los datos de clientes y sus interacciones con la empresa. Además, mide su satisfacción a través de encuestas NPS, CSAT, CES y otros sondeos personalizados para analizar detalles del rendimiento del personal.
Posibilita la gestión de equipos
Una de sus funciones clave es la consulta rápida de los asuntos relacionados con todos los miembros del equipo de trabajo. Así, se puede garantizar el acceso a las herramientas esenciales para cada tarea.
¿Cómo acceder al software automation de HubSpot?
Digital 57 es partner oficial de HubSpot, así que ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a evaluar cuál versión de Hubspot es la ideal para tu empresa.
Somos expertos en ejecución de técnicas de automatización y te brindaremos una guía personalizada a las necesidades de tu empresa. También, haremos una auditoría de tus procesos de automatización y diseñaremos tu estrategia de Automation e Inbound.
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